Datenschutzhinweise

Die Data to Decision AG unterstützt Krankenhäuser und andere Einrichtungen des Gesundheitswesens insbesondere in den Bereichen Medizincontrolling, Kodierung und Abrechnungsmanagement.

Verantwortlicher

Data to Decision AG

Heimhuder Straße 52

20148 Hamburg

Deutschland

baumann@dtod.de

Kontaktaufnahme mit dem Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist:

DataCo GmbH

Sandstraße 33

80335 München

Deutschland

www.dataguard.de

Betroffenenrechte

Sie haben jederzeit das Recht auf:

• Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO,
• Löschung gemäß Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO,
• Widerspruch gegen bestimmte Datenverarbeitungen gemäß Art. 21 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO sowie
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Außerdem können Sie sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde beschweren. Sofern Sie der Auffassung sind, dass eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen datenschutzrechtliche Vorschriften verstößt, können Sie sich insbesondere an die für uns zuständige Datenschutzaufsichtsbehörde oder an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts wenden. Eine Übersicht der Datenschutzaufsichtsbehörden in Deutschland finden Sie auf der Website der Bundesbeauftragten für den Datenschutz und die Informationsfreiheit.

Datenschutzhinweis für Websitebesucher

Hosting der Website und Erstellung von Logfiles

Beim Besuch bzw. Aufruf unserer Website werden technisch erforderliche Daten verarbeitet. Hierzu können insbesondere folgende Daten gehören:

• IP-Adresse,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei,
• Referrer-URL,
• verwendeter Browser und Browserversion,
• verwendetes Betriebssystem,
• übertragene Datenmenge,
• Zugriffsstatus bzw. HTTP-Statuscode.

Die Verarbeitung erfolgt, um die Website technisch bereitzustellen, ihre Funktionsfähigkeit sicherzustellen, Fehler zu analysieren und die Sicherheit unserer informationstechnischen Systeme zu gewährleisten. Eine Auswertung dieser Daten zu Marketingzwecken findet in diesem Zusammenhang nicht statt.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren, stabilen und funktionsfähigen Bereitstellung unseres Internetauftritts.

Empfänger der Daten sind unser Hosting-Dienstleister IONOS sowie gegebenenfalls weitere von uns eingesetzte IT-Dienstleister und Auftragsverarbeiter.

Die Logfile-Daten werden grundsätzlich gelöscht, sobald sie für die genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Soweit eine Speicherung über sieben Tage hinaus erfolgt, beispielsweise zur Untersuchung eines konkreten Sicherheitsvorfalls, werden die Daten spätestens nach Abschluss der jeweiligen Untersuchung gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe einer Löschung entgegenstehen.

Cookies und andere Technologien

Bei Ihrem Besuch unserer Website können technisch erforderliche Cookies oder vergleichbare Technologien eingesetzt werden. Solche Technologien dienen insbesondere dem sicheren und störungsfreien Betrieb der Website.

Soweit Informationen auf Ihrem Endgerät gespeichert oder ausgelesen werden und dies für die Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich gewünschten Website unbedingt erforderlich ist, erfolgt dies auf Grundlage von § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der sicheren und funktionsfähigen Bereitstellung der Website.

Nach derzeitiger technischer Ausgestaltung werden auf unserer Website keine einwilligungsbedürftigen Analyse- oder Marketingtechnologien eingesetzt. Sollte sich der Einsatz der Website-Technologien ändern, werden diese Datenschutzhinweise entsprechend angepasst und, soweit notwendig, eine Einwilligung eingeholt.

Ein Consent-Management-System ist daher derzeit nur erforderlich, wenn tatsächlich einwilligungsbedürftige Technologien eingesetzt werden. Nach der internen technischen Prüfung wurden aktuell keine Cookies, Skripte oder Local-Storage-Verarbeitungen festgestellt, die ein Consent-Management erforderlich machen.

Kontaktformular und Kontaktaufnahme per E-Mail

Auf unserer Website ist ein Kontaktformular vorhanden, über das Sie elektronisch mit uns Kontakt aufnehmen können. Wenn Sie diese Möglichkeit nutzen, werden die in der Eingabemaske eingegebenen Daten an uns übermittelt und gespeichert.

Bei einer Kontaktaufnahme über das Kontaktformular oder per E-Mail verarbeiten wir insbesondere:

• Ihren Namen,
• Ihre Kontaktdaten,
• gegebenenfalls Angaben zu Ihrem Unternehmen oder Ihrer Einrichtung,
• den Inhalt und den Zeitpunkt Ihrer Anfrage sowie
• Angaben zu den von Ihnen angefragten Leistungen, beispielsweise zu Kodierungs-, Abrechnungs- oder Medizincontrolling-Leistungen.

Das Kontaktformular kann insbesondere für Fragen, die Bitte um ein unverbindliches Erstgespräch oder die Anforderung eines Angebots genutzt werden.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht darin, Ihre Anfrage sachgerecht und effizient zu bearbeiten. Zielt Ihre Kontaktaufnahme auf den Abschluss eines Vertrags ab, ist zusätzliche Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

Empfänger der Daten sind gegebenenfalls von uns eingesetzte IT-, Hosting- und Kommunikationsdienstleister, die regelmäßig als Auftragsverarbeiter für uns tätig werden.

Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung Ihrer Anfrage nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Bitte übermitteln Sie über das allgemeine Kontaktformular keine Patientenakten, medizinischen Dokumentationen oder sonstigen Gesundheitsdaten, sofern hierfür nicht zuvor ein ausdrücklich vorgesehener und angemessen gesicherter Übermittlungsweg mit uns vereinbart wurde.

Datenschutzhinweise für Kunden und Interessenten

Im Rahmen Ihrer Kontaktaufnahme sowie der weiteren Zusammenarbeit mit uns verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten insbesondere in den nachfolgend beschriebenen Prozessschritten.

Leadmanagement und Verwaltung von Kontakten

Zur Vorbereitung, zum Abschluss und zur Durchführung eines Vertrags sowie zur Verwaltung von Interessenten und Kunden verarbeiten wir insbesondere:

• Ihre Stamm- und Kontaktdaten,
• Angaben zu Ihrem Unternehmen bzw. Ihrer Gesundheitseinrichtung,
• Ihre Funktion und geschäftliche Zuständigkeit,
• Angaben zu Ihrem Bedarf,
• angefragte Leistungen sowie
• Ihre Interaktionen und Kommunikation mit unserem Unternehmen.

Zu den angefragten Leistungen können insbesondere Leistungen aus den Bereichen Primärkodierung, DRG-Revision, AOP- und ASV-Abrechnung, Hybrid-DRG-Kodierung, MD-Management, MBEG-Prozessunterstützung und Patientenabrechnung gehören.

Im Rahmen des Leadmanagements können wir Systeme zur strukturierten Verwaltung und Nachverfolgung von Interessentenkontakten einsetzen. Die Verarbeitung erfolgt zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO sowie ergänzend zur Wahrung unserer berechtigten Interessen an einer effizienten Vertriebssteuerung und Interessentenverwaltung gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

Die Daten werden für die Dauer der Vertragsanbahnung gespeichert. Kommt kein Vertragsverhältnis zustande, werden die Daten gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen berechtigten Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Erstgespräch und Beratung

Im Rahmen von Erstgesprächen oder Beratungen, beispielsweise schriftlich, telefonisch oder per Videokonferenz, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Informationen sowie die Gesprächsinhalte, um Ihren Bedarf zu ermitteln und eine mögliche Zusammenarbeit vorzubereiten.

Gegenstand eines solchen Gesprächs können insbesondere personelle oder fachliche Unterstützungsbedarfe in den Bereichen Medizincontrolling, Krankenhauskodierung, ambulante oder stationäre Abrechnung, MD-Verfahren sowie die Optimierung und Organisation bestehender Abrechnungsprozesse sein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Empfänger sind gegebenenfalls eingesetzte Kommunikations-, Telefon- oder Videokonferenzdienstleister sowie weitere Auftragsverarbeiter.

Die Daten werden gespeichert, solange sie für die Entscheidung über eine Zusammenarbeit erforderlich sind. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

Terminverwaltung

Zur Vereinbarung und Durchführung von Terminen verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten sowie Termininformationen. Dies erfolgt zur Organisation und Durchführung von Gesprächen im Rahmen der Vertragsanbahnung oder Vertragsdurchführung.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO. Empfänger sind gegebenenfalls von uns eingesetzte Kommunikations-, Kalender- und IT-Dienstleister sowie sonstige Auftragsverarbeiter.

Die Daten werden für die Dauer der Terminorganisation und -durchführung gespeichert. Anschließend werden sie gelöscht oder auf das erforderliche Maß reduziert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstigen rechtlichen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen.

Angebotserstellung und Vertragsdurchführung

Zur Vorbereitung, zum Abschluss und zur Durchführung eines Vertrags verarbeiten wir insbesondere:

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Angaben zu Ihrer Einrichtung und zu Ihren Ansprechpartnern,
• Informationen zu Ihrem konkreten Unterstützungsbedarf,
• Angebots-, Vertrags- und Leistungsdaten,
• Korrespondenz und Abstimmungen sowie
• abrechnungsrelevante Informationen.

Die Verarbeitung umfasst die Erstellung und Übersendung eines individuellen Angebots, den Abschluss des Vertrags sowie die anschließende Durchführung unserer Leistungen.

Unsere Leistungen können insbesondere die vollständige oder unterstützende Primärkodierung stationärer Behandlungsfälle, die Prüfung medizinischer Dokumentationen, die Erfassung von Haupt- und Nebendiagnosen sowie Prozeduren, DRG-relevante Fallanalysen, Dokumentationsrückfragen und die Einbindung in bestehende Krankenhausinformationssysteme umfassen. Die Leistungen können je nach Vereinbarung remote oder vor Ort erbracht werden.

Darüber hinaus können wir Leistungen im Bereich der DRG-Revision vor Abrechnung, der AOP- und ASV-Abrechnung, der Kodierung von Hybrid-DRGs, des Managements von MD-Anfragen, der strukturierten Bearbeitung medizinischer Begründungen einschließlich Fristenkontrolle und Dokumentationsprüfung sowie der Patientenabrechnung erbringen.

Die Verarbeitung erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen, zum Vertragsschluss und zur Erfüllung der vertraglichen Leistungen. Soweit wir gesetzlichen Verpflichtungen unterliegen, erfolgt die Verarbeitung darüber hinaus gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO.

Empfänger sind von uns eingesetzte IT-, System-, Kommunikations- und Plattformdienstleister sowie sonstige Auftragsverarbeiter. Eine Weitergabe erfolgt nur, soweit dies zur Durchführung des Vertrags, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zur Wahrung berechtigter Interessen erforderlich ist.

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses gespeichert. Nach dessen Beendigung erfolgt eine weitere Speicherung, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Verarbeitung von Patienten- und Gesundheitsdaten im Rahmen der Leistungserbringung

Im Rahmen einzelner Leistungen können wir im Auftrag unserer Kunden Zugang zu Patienten-, Behandlungs-, Leistungs-, Abrechnungs- und Dokumentationsdaten erhalten. Dabei können insbesondere Gesundheitsdaten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden. Dies betrifft beispielsweise die Primärkodierung stationärer Behandlungsfälle, die Prüfung medizinischer Dokumentationen, die DRG-relevante Fallanalyse, AOP- und ASV-Abrechnungen, Hybrid-DRGs, die Bearbeitung von MD-Anfragen und medizinischen Begründungen sowie die Patientenabrechnung.

Soweit wir diese Daten ausschließlich nach Weisung eines Krankenhauses oder einer sonstigen Gesundheitseinrichtung verarbeiten, handelt die Data to Decision AG grundsätzlich als Auftragsverarbeiter. Verantwortlicher für diese Datenverarbeitung bleibt in diesem Fall der jeweilige Auftraggeber. Nähere Informationen über Zwecke, Rechtsgrundlagen und Betroffenenrechte erhalten die betroffenen Personen grundsätzlich von dem jeweils verantwortlichen Krankenhaus bzw. der jeweiligen Gesundheitseinrichtung.

Die Verarbeitung durch uns erfolgt in diesem Fall auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO und ausschließlich im Rahmen der dokumentierten Weisungen des jeweiligen Auftraggebers. Die zulässige Rechtsgrundlage für die Verarbeitung, insbesondere von Gesundheitsdaten, wird durch den jeweiligen Verantwortlichen festgelegt.

Der Zugriff auf die Daten wird auf die zur Leistungserbringung erforderlichen Personen und Daten beschränkt. Nach Abschluss der jeweiligen Leistungen werden die Daten entsprechend den vertraglichen Weisungen des Auftraggebers zurückgegeben, gelöscht oder entsprechend vereinbarter Fristen weiter gespeichert, soweit keine gesetzlichen Pflichten entgegenstehen.

Kundenkommunikation

Im Rahmen der bestehenden Kundenbeziehung verarbeiten wir Ihre Kontaktdaten und Kommunikationsinhalte, um Sie zu betreuen, Anfragen zu beantworten, die Leistungserbringung abzustimmen und Informationen zu unseren Leistungen bereitzustellen.

Dies kann insbesondere die Abstimmung zu laufenden Kodierungsfällen, Dokumentationsrückfragen, Abrechnungsprozessen, MD-Anfragen, Fristen, Systemzugängen, Zuständigkeiten und dem Einsatz unserer Fachkräfte umfassen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO sowie ergänzend Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in einer effizienten Kundenbetreuung und einer funktionierenden geschäftlichen Kommunikation.

Empfänger sind von uns eingesetzte Kommunikations- und IT-Dienstleister sowie sonstige Auftragsverarbeiter. Die Daten werden für die Dauer der Geschäftsbeziehung und darüber hinaus im Rahmen bestehender Aufbewahrungspflichten gespeichert.

Abrechnung und Rechnungserstellung

Im Rahmen der Abwicklung unserer Leistungen verarbeiten wir insbesondere Kontaktdaten, Vertragsdaten und abrechnungsrelevante Informationen, beispielsweise erbrachte Leistungen, Rechnungsdaten und Zahlungsinformationen. Dies erfolgt, um Rechnungen zu erstellen, Zahlungen abzuwickeln und unsere buchhalterischen Verpflichtungen zu erfüllen.

Abrechnungsgrundlage können je nach vereinbartem Leistungsmodell beispielsweise Leistungszeiträume, erbrachte Kodierungs- oder Beratungsleistungen, bearbeitete Vorgänge oder sonstige vertraglich vereinbarte Abrechnungseinheiten sein.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Durchführung des Vertrags sowie Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten.

Empfänger können Zahlungsdienstleister, Kreditinstitute, Steuerberater, Buchhaltungssoftwareanbieter, Wirtschaftsprüfer und Finanzbehörden sein, soweit die Übermittlung jeweils erforderlich ist.

Die Daten werden für die Dauer des Vertragsverhältnisses sowie entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen gespeichert.

Aufbewahrung und Rechtsverteidigung

Nach Beendigung der Geschäftsbeziehung verarbeiten wir personenbezogene Daten weiterhin, soweit dies zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c sowie lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse besteht in der Durchsetzung und Verteidigung rechtlicher Ansprüche.

Empfänger können insbesondere Behörden, Gerichte, Rechtsanwälte, Steuerberater und Wirtschaftsprüfer sein.

Die konkrete Speicherdauer richtet sich nach der jeweiligen Datenkategorie und dem einschlägigen gesetzlichen Aufbewahrungs- oder Verjährungszeitraum. Handels- und steuerrechtlich relevante Unterlagen werden regelmäßig für sechs, acht oder zehn Jahre aufbewahrt, soweit die jeweils anwendbaren Vorschriften dies vorsehen.